被工作追著跑

職場中有6種人老是被工作追著跑,你是哪種人?

類型1、接下太多工作的老好人:也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態,使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看,這種人對周遭人或許是所謂的「好人」,但對企業而言,可就是「壞人」了。

這種人往往會接下自己不該負責的工作,或是每個案子都一一仔細應對,而且只要有人邀約聚餐,絕對到場場必到,如此一來,時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

類型2、什麼都想一手包辦:也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事,這類人卻全都想自己做,結果就是造成工作延遲的下場。這類人多半沒有自覺,但對組織或計畫來說,卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省,告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好,其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點,工作效率就會有巨大的成長。

類型3、沉浸在自我滿足中:這種人經常花上超過半天的時間,只為製作一份向上司報告進度的資料,或是花上一小時的時間寫道歉信,連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。這類人或許認為自己「做事細心周到」,然而,這種超過對方要求程度的工作方式,只能說是自我滿足或是個人嗜好,就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法,告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」,如此一來,應該就能減少許多無謂的白工。

類型4、專注力不足:這類人有自制力,工作意願也不低,只是因為容易分心導致工作進度延遲,這時就必須採取預防對策,遠離具有誘惑的環境(打造容易專心的環境﹚。例如,我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑,辦公桌上不放電腦。

類型5、不確定現在該做什麼:也就是明知手上有許多重要工作待辦,進度卻遲遲無法推前,這種時候,原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多,無論如何都會感到著急,見一件事就做一件事,然而,同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。手頭工作愈多時,其實愈該採用微觀管理法,冷靜下來拆解工作,排定優先順位,縝密規劃工作進度表。

類型6、評估時太有自信:這類人往往有自制力,工作進度表也安排妥善,卻還是無法準時做完工作,原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」,有時是「評估所需工時」,也就是評估需要多少時間(或人力﹚才能完成工作,有時是「工作評估的課題」,也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。

無論哪一種,因為評估時太有自信,即使制定了工作進度表也無法如期完成,結果拖累了所有預定計畫。

...繼續閱讀

多工時代,聰明拆解工作

一件事情若是看起來無法很快就做完,就會令人不知該從哪裡下手,導致工作堆積而被追著跑。

而真正的事實是:最後回家的人只是工作狂,真正的英雄早已回家了!

若要有效率的工作必須先區分工作有兩種類型,一種是需要用腦的「任務」,一種是不需動腦的「事務」。很多工作看似複雜,分析後其實其中很多都是不用花腦力的事務性內容,但很多人一看到大任務,就畏縮拖延不前,將時間分配錯誤用在不是真正需要動腦的「事務」上,最後交出差勁的工作成果或遲交。

森川亮曾任Line的CEO,目前是C Channel 影音媒體CEO兼社長。
以他的工作經驗及心法,認為多工時代想要自我成長的KPI,是時間、金錢以及生活習慣。

書中分享他實行多年的高效工作術,教大家將所有工作拆解成10分鐘可以輕易完成的內容,讓工作目標明確,並發揮最好的工作專注力。因為多數人對一件事情最佳的專注力往往只有10分鐘,而且一旦建立10分鐘完成一件工作的習慣,就會減少浪費時間,剔除無用的雜務。
一家公司的資源不外乎「人、東西、金錢、資訊情報」。那麼,你的資源又是什麼呢?這或許是近乎哲學的問題,但我一直以自己的方式思考著,我的結論是:

「時間、金錢和生活習慣」。換句話說,使用時間的方式、使用金錢的方式和每天的生活習慣,這幾樣東西是我人生主要的KPI,我這個人也是由這三件事累積而成。此外,這雖然是私人領域的KPI,卻與工作的產出成果有密不可分的關係。因此,就像工作時使用業務管理表一樣,我也會用「時間分配表」、「金錢出入表(尤其是支出)」和「飲食管理表(主要管理熱量)」來管理我的人生KPI。

我對金錢的使用是以「不妨礙自我成長」為目標,每個月固定會花一筆金額在自我投資上,並且使用記帳軟體「Money Forward」,將金錢的收支狀況以及花費用途記錄下來。

關於飲食,由於「身為一個社長,絕對不能讓自己倒在路邊」,所以在熱量攝取上,我給自己訂了一個上限(順帶一提,開始這麼做的兩個月後,我瘦了十三公斤,體檢數字也有大幅改善),並使用「FiNC」這個軟體管理我的體重,再搭配智慧型健身手環「Fitbit」記錄下每日睡眠時間、步行距離、飲食內容及血壓等數據。如果遇到失眠狀況,還會一邊看數據,一邊分析自己為何睡不著。

以上三項管理中,最重要、且管理後影響最大的就是時間管理。除了睡眠時間之外,自己在工作上花的時間占百分之幾,為家人保留的時間占百分之幾,按照不同項目分配時間,訂立自己的目標數字,進行管理。

結語 想活得自由、不受束縛,就要管理你的時間

每個人擁有的資源不外乎可以歸納為「時間」、「金錢」與「生活習慣(健康﹚」三者。雖然從世界潮流來看,金錢的價值正在不斷改變;醫療技術也有日新月異的顯著進步。在不久的將來,即使是罹患不治之症而有所缺陷的人,也可能藉由機器人的力量自由行動,改變人類對健康價值的看法。

然而,無論世界再怎麼進化,我們還是無法改變「時間」的運轉。當然,只要維持健康的身體,人生中能運用的時間就會增加,若機器人取代了人類的工作,人類也能更有效地運用時間。只是,不管怎麼說,每個人一天還是只有二十四小時,無法增加任何一分一秒。

這麼一來,時間的價值必然會變得更大。比起賺錢的技巧,我們更需要學會的是有效運用時間的技巧,而這樣的時代也已經來臨。這本書的讀者,或許會認為我是個自我管理的阿宅,天生就擁有高度自制力和講求邏輯的個性,所以才做得到書中的內容吧。可是,我也強調過很多次,我只是個平凡人,就算對工作的態度比一般人更積極,但這個世界上像我這樣熱衷工作的人多得是。

這樣的我,是在三十三歲左右時,讀了史蒂芬.柯維(Stephen Covey﹚的《與成功有約:高效能人士的七個習慣》後,才漸漸養成了這套自我管理術。那大約是我辭去在知名家電廠的工作,正進入上一家新創企業工作時。當時的我沒有董事身份,只是個電腦知識豐富、對新事物興致勃勃的普通上班族。

在那之前,我當然也知道反省的重要,明白要從失敗中記取經驗,學習教訓。但卻還不知道具體來說要用什麼有系統的方式進行。關於自己的人生與職涯,以及自己想成為什麼樣的人,當時的我仍然懵懵懂懂,頂多只有「要是能那樣就好」的籠統想像。但是,該在何時之前實現那些目標?為了實現目標,當下自己又該做什麼才好?我則從來沒有深入思考過。直到讀了那本書,我大受衝擊,學會了隨時從目標倒推回來,釐清當下該做的事,並將目標列舉出來,讓自己隨時可以查看、回顧及調整,漸漸促成了書中這套自我管理術。

當時的我感興趣的或許是,只是普通上班族的我,如果徹底實施自我管理的話,最後能獲得什麼成果。就某種意義來說,我是拿自己做了一場實驗。幾年後,我成為LINE的社長,成功從零打造了這套通訊軟體,之後又自行創業,創辦C CHANNEL這個廣受年輕女性支持的數位媒體。當年的「實驗」,或許可以算是成功。

在我過去的職涯中,也曾有過拚死工作的時期。可是,世界上有不拼死工作仍拿出成果的人,也有拚死工作卻拿不出成果的人。然而,重要的不是拚死工作,而是聰明工作。要懂得自我管理,自然能提高工作速度與產出成果。

對訂定計畫或自我管理有所猶豫、躊躇不前的人,大概可以分成兩種。一種是認為「把時間拿來訂定計畫或自我管理太浪費時間」,一種是認為「不想過被時間束縛的人生」。無論是哪一種人,在所有人面前,時間都是平等且有限的,如果不能善加管理有限的時間,想過隨心所欲的生活恐怕非常困難。

...繼續閱讀

運用行事曆手冊解決問題