★彙整5大研究精華、25個簡報訣竅,成為簡報高手不是夢

打造高效簡報,跟著他這樣做
★2019年Foreword INDIES年度最佳商業財經圖書獎
★2019年IndieReader年度最佳商業發現獎


無論公司規模或職位高低,職場上要做簡報的時刻難免少不了,究竟該怎麼讓看似枯燥無聊的業務進展報告、專案建議或行銷計畫改頭換面,包裝得既吸睛又說服力十足,還有助於增強個人品牌並帶動職涯發展?

本書作者提姆.寇金茲具備品牌策略師、教授和作家三重身分,他彙整多年來的實戰心得,將商業簡報細部拆解成13個環節,循序漸進帶領讀者從簡報小白變成簡報大師!

#助你走上簡報之旅的正向循環
→判定是否有必要做簡報
→釐清目標,避免做出僅在蒐集資料的無意義簡報
→了解觀眾的偏好與期待
→撰寫簡報綱要,了解欲執行的工作任務
→挖掘故事,編排出順暢具邏輯性的流程與架構
→設計頁面時,標題、資料圖表、用字遣詞、版型格式都有眉角
→報告前預先推銷,根據重要人士的意見調整簡報
→排練不嫌多,手勢、內容時間分配都要精準掌握
還有什麼其他的秘訣呢?

簡報的第一步

有時,做好簡報的第一步,竟然是不要做簡報?
作者:「在必要的時候上台做簡報,你的意見必須明確、分析清楚。如果你還沒準備好,或者是不一定需要簡報,那就不用做簡報。
只要把握這個重點,就能確保你每次上台,都是準備就緒,而且言之有物。這就是作好簡報的第一步。」


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別依賴同步螢幕

終於要上台做簡報了,有沒有什麼需要注意的地方?
作者:「有。多和台下聽眾做眼神接觸、建立連結,少依賴同步螢幕,
這樣才能帶領聽眾進入你的故事,讓你統御全場。」


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在此先探討一下TED演講的模式。TED演講算是簡短的簡報,時間大約20分鐘。講者站在一個大型空間中央的一塊地毯或方形區塊上,觀眾專心聆聽,場地很暗。演講高潮迭起,沒有提問時間,只有結束時如雷的掌聲。

一般的商務簡報可不是這樣進行的......(中略)
商務簡報會有提問時間,這一點跟TED演講有很大的差別。觀眾會問到假設、資料數據和分析方面的事情。他們打斷簡報,直接問你「巴欽,那個銷售量的數據對嗎?怎麼看起來怪怪的」、「你對第三季的出貨怎麼想?」和「你的模組有把競爭性回應列入計算嗎?」之類的問題。

另一個很大的差異是,商務簡報裡的資料數據會受到觀眾的挑戰,但TED演講則不大拘泥資訊的來源出處。所以TED的講者可以這樣說:「有一項針對慈善捐贈的研究指出……」他們不必列舉參考資料或說明這項研究的細節。但這項資訊到底是從哪裡來的呢?

商務簡報一定要列出來源出處,不能只是說「我做了一項分析,分析結果顯示義大利市場是最有前景的投資機會⋯⋯」。這項分析是怎麼做的,你必須加以說明,比方說你用了什麼資訊?你評估了哪些項目?原因何在?這些全都是需要列舉在簡報當中的重要資訊。

一個人的「公信力」在商務會議來講至關緊要......(中略)
善用資料數據就是你在商業界建立公信力的方法,。資深主管也許會反對你的看法,但他們不會反對事實論據,也就是從受信任來源所得來的資料數據。如果從我的嘴巴裡說肥胖是很大的問題,資深的大人物未必會認同。他或許會說:「我覺得你太誇大了,提姆,我看過不少調查研究,肥胖其實不像大家講得那麼嚴重。或許我是例外啦,我是真的應該減少應酬,還不就是這位大衛老兄帶我去的。」他一講完引來哄堂大笑,接著再也沒有人理會我講了什麼重點。

然而,資料數據可以改變局面。假如我說:「根據美國疾病控制及預防中心指出,國內肥胖人口有4,020萬人。該單位預測,未來十年肥胖人口的年增率為3.5%。肥胖真的是不容小覷又日益嚴重的議題。」這種說法就很難反駁了。
說故事
最膾炙人口的TED演講往往都是以故事為根基。講者論述主題,探討理論和概念,但這一切都在講者說故事的時候才活靈活現起來。
故事力量大的道理同樣也能輕鬆應用在商務簡報當中,不過商務簡報所說的故事是有限制的。換句話說,在說故事的同時,也必須具備合理的策略和可靠的事實。這是優先重點,你不能只是一直說故事。故事應當包覆在內容裡,也就是夾在理論、架構和概念之間。

慢慢講
出色的TED演講最叫人讚嘆的地方就是節奏。講者說話的速度會放慢,好像故意把一字一句拖得很長,所以經常可以看到講者停頓片刻的畫面。
做簡報時停頓,看上去似乎不太自然,好像讓人覺得尷尬,所以講者多半只會略微停頓就趕緊繼續往下講,盡可能快馬加鞭一頁接著一頁、一個論點接著一個論點講下去。
這麼做就錯了。
快馬加鞭沒有意義,應該把節奏放緩,慢慢闡述你的論點才對。值得注意的是,TED講者說話速度很慢的時候,往往也是演講最精采的時刻。

做好準備
賈伯斯對簡報十分執著。簡報前的幾個小時他就會現身會場,仔細排練,任何環節都不放過。他會研究燈光,場地布置和整個環境。他竭盡所能做準備,絕不賭運氣。
許多人認為賈伯斯對簡報有一種迷戀。著有《賈伯斯的簡報祕訣》的作家卡曼.蓋洛就指出:「賈伯斯執著於簡報的每一個細節,包括撰寫口號、設計投影片、演練操作展示以及把燈光調整到恰到好處等等,他不心存僥倖。」
賈伯斯會先做好充分準備,因為他知道簡報很重要,而做好準備就是簡報萬無一失的辦法。做好準備是人人都該秉持的觀念。最後一刻才到場,卻想做出精采簡報,根本就是白費功夫。

增添趣味
賈伯斯的表演和述說能力搭配得剛剛好。他在展演方面特別有才,不只用說的,還會把東西拿出來。換言之,他會操作演示這樣東西,讓所有觀眾親眼看見。
此舉洞悉了簡報的精髓,因為人都喜歡親眼見識,實際體會。
若是能將簡報化為更加生動又具體的經驗,效果就愈強大。